Toute entreprise, quelle que soit sa taille est en permanente recherche de productivité. Pour cela, elle se tourne vers des solutions comme la mise en place d’un Logiciel GED. Ce dernier à la particularité de pouvoir gérer tous vos documents, depuis l’acquisition jusqu’à l’archivage. Mais qu’est-ce que c’est concrètement ? À qui s’adresse-t-il ?
La GED : qu’est-ce que c’est ?
La Gestion électronique des Documents ou GED est une solution informatisée qui permet de gérer tous types de documents : image, texte, vidéo, audio, etc. Elle facilite les opérations de traitement et d’exploitation des documents.
Il s’agit notamment de :
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• l’acquisition : les documents digitaux peuvent être insérés, mais les documents papier aussi via le scannage et la numérisation.
• le classement : tout document qui entre dans la GED est indexé de sorte à faciliter la recherche.
• le stockage : fonction phare de tout système de gestion de données, la capacité de stockage est importante pour assurer la conservation d’un grand nombre de documents .
• la diffusion : les documents peuvent être consultés, partagés ou encore modifiés. Ils sont généralement accessibles depuis des terminaux divers. Il existe des normes qui définissent ce que chaque collaborateur est autorisé à faire.
• l’archivage : il s’agit de la solution GED qui permet le classement et la conservation des documents.
Quels sont les avantages d’un système GED ?
Les avantages d’un système GED sont nombreux. D’abord, il vous permet d’avoir accès à vos données à tout moment et sur n’importe quel terminal. Les informations sont centralisées à un même endroit et sont accessibles par l’ensemble de vos collaborateurs. Ce qui permet de gagner du temps. De plus, les mises à jour permettent à tout le monde d’être au même niveau d’information.
La majorité des logiciels GED offre la possibilité de garder une trace des modifications effectuées. Ce qui est particulièrement intéressant lorsqu’on voudrait consulter une version antérieure. Un autre avantage est la réduction du risque des pertes des données importantes et la sécurisation des informations sensibles.
Une solution GED : à qui s’adresse-t-elle ?
La solution GED s’adresse aux entreprises, qu’elles soient petites ou grandes, qui souhaitent gérer leurs documents de façon électronique. L’entreprise pourra ainsi optimiser son temps de travail et profiter des modules CRM (mailing, planning, GRC, gestion d’agenda, etc.).
De même, elle pourra accéder aux informations en un temps record, utiliser la messagerie interne et bien d’autres encore. Cependant, la GED n’est pas réservée qu’aux professionnels. Elle est aussi destinée aux particuliers qui voudraient mieux gérer leurs documents. La solution leur permet en effet de numériser, de classer, de rechercher, d’imprimer ou d’archiver leurs documents.
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