En matière d’archivage, la gestion documentaire en entreprise permet un traitement efficace des archives afin d’améliorer le quotidien des services des archives et par là même, le bon fonctionnement de l’activité de l’entreprise. Cette gestion optimisée peut passer par un système électronique et automatisé ou programme de gestion informatisé qu’il soit complet, sécurisé et simple d’utilisation. Voici les 4 principales règles de gestion documentaire à retenir.
Voir aussi la définition de la GED, Gestion documentaire en entreprise.
1 / Élaborer un programme de gestion des archives efficace et pérenne
Pour concevoir un programme de gestion des archives à la fois efficace, complet et simple d’utilisation, quelle que soit la structure de l’entreprise qui l’envisage, il convient au préalable de bien définir les besoins des usagers. Ce à quoi il faut ajouter la formation du personnel du service des archives concerné, ainsi que le maintien et le respect des procédés et processus mis en œuvre. Ces derniers doivent être parfaitement adaptés au système de gestion implanté dans chaque entreprise. De la phase de conception à l’implantation du système de gestion approprié, s’ensuit une évaluation et un suivi rigoureux du système de gestion adopté et mis en place.
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Pour garantir son efficacité, ce programme suppose un circuit de validation des documents qui consiste en premier lieu à classer et à archiver de manière automatique et pérenne les documents d’entreprise
2 / Prévoir une espace de stockage suffisant
Il importe également de bénéficier d’un espace de stockage des archives centralisé et accessible permettant ainsi d’assurer la totalité de la diffusion des données et informations pour les personnes habilitées à les consulter. Il va sans dire que ces documents sensibles et confidentiels ainsi stockés sont dûment sécurisés à l’aide de droit d’accès limités et adaptés à chaque usage spécifique des collaborateurs.
La création de cet espace de stockage et de gestion documentaire facilite la prise en main et la gouvernance rapide et efficace des documents. Grace à des outils de gestions et une interface de gestion adaptée et proposant :
- Une navigation intuitive, fluide et rapide
- Un classement au bon endroit des documents
- Un traitement efficace des documents archivés en évitant les doublons et en privilégiant la conservation des documents les plus utiles pour l’entreprise et la sauvegarde de son patrimoine économique et social
De la sorte, les documents sont rapidement trouvables et accessibles car centralisés au sein d’une gestion électronique unique pour l’ensemble du contenu archivistique, quel que soit son support.
3 / Procéder à une gouvernance maîtrisée des contenus archivés à l’aide de laGED
La GED(ou Gestion Électronique des Documents) permet de maîtriser l’intégrité et l’authenticité des contenus archivés, tout au long de leurs cycles de vie. Ce qui suppose malgré tout de bien s’assurer :
- Que la création de nouveaux documents soit totalement et parfaitement sécurisée
- Que ces documents soient régulièrement mis à jour voire éliminés en cas de besoin
- Que l’archivage des documents soit dans sa globalité ainsi contrôlé afin que le service des archives puisse quotidiennement et régulièrement être en mesure d’assurer pleinement la conformité des documents conservés
- Que la réglementation en vigueur soit bien connue et suivie, mais aussi les normes et chartes internes à l’entreprise et propres à son bon fonctionnement
4 / Ne pas négliger la diffusion
Avoir un espace de gestion centralisé, c’est bien, mais disposer en définitive d’un espace collaboratif unique et surtout adapté aux différents usages et profiles utilisateurs possibles, c’est mieux. Pour cela, il est conseillé d’améliorer la diffusion elle-même, c’est-à-dire diffuser la bonne information aux bonnes personnes.
La GED devient ainsi un outil formidable, dont il serait par conséquent dommage de s’en passer. La diffusion optimale de l’information obtenue grâce à ce procédé de gestion documentaire de nouvelle génération conduit sans grande difficulté à un gain de temps non négligeable, à une meilleure maîtrise des documents dans leur gouvernance ainsi qu’à un travail collaboratif source de rentabilité.
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