Les documents commerciaux sont des supports échangés entre une entreprise et ses clients. En fonction de l’intitulé, chacun a un rôle bien précis. Il y a, entre autres, le bon d’intervention, le bon de commande ou encore le bon de livraison. Ces bons sont la preuve que les deux parties se sont convenues d’une entente ou que des échanges ont eu lieu.
Zoom sur les différentes utilités des documents commerciaux
Un document commercial a un rôle bien distinct. Il varie selon le type de document. Le bon de commande personnalisé, avant tout, est utilisé pour concrétiser une entente établie entre le fournisseur et le client concernant l’achat d’un produit. Autre document, le bon de livraison, qui est très pratique. En effet, il sert à justifier que le produit acheté par le client lui a bien été livré. La facture est également un document très couramment utilisé. C’est une pièce obligatoire, qui est considérée comme un contrat de vente. En cas d’insatisfaction du client, la facture doit toujours être présentée afin que celui-ci puisse retourner le produit.
Les informations contenues dans un document commercial varient selon sa nature. Certaines doivent être complétées manuellement, tandis que d’autres y sont déjà incluses. Dans un bon de commande, par exemple, la quantité et le prix du produit vendu sont des renseignements à mentionner. Pour que le bon de commande soit valable, les deux parties apposent leurs signatures. C’est aussi le cas du bon de livraison, qui doit absolument contenir la signature du client. Ce genre de document comprend aussi la date et le lieu de livraison, le nom du fournisseur et du client, sans oublier leurs adresses. Par ailleurs, un document commercial peut aussi servir de preuve en cas de litige.
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Les avantages d’utiliser un document commercial pour son activité
Le secteur du commerce est un domaine dans lequel la prudence est de mise. De ce fait, faire usage d’un document commercial constitue le meilleur moyen de protéger son entreprise. En effet, c’est la seule véritable preuve pour justifier l’existence du contrat de vente. Le fournisseur et le client doivent avoir chacun un exemplaire du document. Ceci afin que les deux parties puissent garder un historique de la transaction. C’est pour cette raison que ce papier est souvent produit en liasses autocopiantes. Vu qu’on doit compléter, à la main, la plupart des documents commerciaux, c’est un moyen rapide de produire plusieurs exemplaires.L’utilisation de ce type de document permet aussi de mieux organiser le travail. Grâce au bon de livraison, par exemple, on connaît l’adresse du client et le produit commandé. Quant au bon d’intervention, il aiguille l’intervenant sur le genre de service à fournir. Les documents commerciaux sont disponibles auprès des vendeurs spécialisés. Ils sont proposés dans différents formats et épaisseurs. Pour se démarquer de la concurrence, il est possible de personnaliser son document commercial. Pour cela, on y intègre le logo de son entreprise, mais aussi l’adresse, le nom et toutes autres informations utiles. D’ailleurs, c’est le cas du bon de livraison ou du bon de commande personnalisé.
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