Se doter d’un logiciel RGPD pour se mettre aux normes

Se doter d’un logiciel RGPD pour se mettre aux normes

À partir du 25 juin 2018, toutes les entreprises présentes sur le territoire de l’Union Européenne devront se conformer au Règlement Général sur la Protection de Données (RGPD). Ce nouveau règlement comme son nom l’indique concerne « la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces dernières ». Pour se répondre à leurs nouvelles obligations, les entreprises devront se doter d’un logiciel RGPD.

Les nouvelles obligations des entreprises

Dans le RGPD 2018 l’accent est mis sur la responsabilisation des entreprises. Une fois que le nouveau règlement sera pleinement applicable, les entreprises devront être en mesure de respecter les droits des personnes, surtout les cibles des traitements. Parmi les droits en cause, il y a :

  • Le droit à l’information : le droit de connaitre comment seront utilisées les données,
  • Le droit d’accès : la possibilité d’accéder aux informations recueillies par les entreprises,
  • Le droit de rectification
  • Le droit d’effacement : le droit de demander l’effacement de ses données,

À part cela, les entreprises devront également être en mesure de protéger efficacement les données qu’elles manipulent contre les risques de pertes, de soustraction frauduleuse, ou encore contre les risques d’accident. Enfin, pour faciliter le travail des autorités du contrôle, les entreprises devront tenir un registre des traitements contentant des informations pertinentes : finalités des traitements, procédure de conservation des données, détails en cas de transferts de données, mesures organisationnelles et techniques de protection des données…

Se doter d’un logiciel RGPD, une démarche nécessaire pour la mise en conformité

Il faut le dire, la marche vers la mise en conformité avec le RGPD est un véritable défi. Pour les entreprises de grande envergure, cela nécessitera un investissement relativement. Des formations régulières du personnel devront être menées et un DPO devra être choisi. En ce qui concerne la gouvernance des données, les entreprises devront se tourner vers l’utilisation d’un logiciel RGPD pour se mettre aux normes. Principal outil du DPO, un logiciel RGPD facilite divers points de la mise en conformité :

  • Un bon inventaire et une meilleure cartographie des traitements : avec le RGPD, chaque traitement devra être inventorié et cartographié. Les informations sur les traitements vont permettre de prévenir les risques et de concevoir des mesures de protection plus efficaces ;
  • Harmoniser et suivre les actions des partenaires : dans des cas, certains aspects du traitement des données seront laissés à des partenaires de l’entreprise. Dans ces cas précis, un logiciel permettra de suivre en temps réel les avancées des travaux effectués (saisie de données, vérification…) ;
  • Évaluation régulière du degré de conformité : un logiciel RGPD va permettre aux entreprises de procéder à une évaluation régulière de leur niveau de conformité ainsi que l’efficacité de leur mesure de protection.
  • Une automatisation des tâches courantes : avec un logiciel RGPD, il est possible d’automatiser certaines tâches liées à la gestion des données telles que l’édition de rapport périodique, notification des dirigeants…

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Jonathan

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